Как говорится: «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь,» - в бизнесе гораздо больше двух задач, а следовательно, времени, усилий и знаний требуется в разы больше. Если взвалить обязанности только на свои плечи, то легко предвидеть банкротство компании в недалеком будущем.
Даже при самом сильном желании, собственник бизнеса или руководитель не сможет самостоятельно выполнять необходимые задачи и вывести компанию на высокий уровень прибыли.
Последствия отсутствия делегирования
- Если руководитель занимается рутинными задачами, то стратегические вопросы проседают, а значит нет понимания к чему стремится бизнес, как вырасти, как увеличить прибыль;
- От бесконечного выполнения задач легко впасть в депрессию, испытать постоянную усталость и апатию, чувствовать себя как белка в колесе, которая не в состоянии остановиться;
- Ухудшаются отношения в семье, появляются проблемы со здоровьем - так выглядят результаты постоянного вовлечения на работе и желания сделать весь объем работы самостоятельно;
- Теряется мотивация, появляется выгорание и чувство отчаяния. Каждое приложение усилий подразумевает за собой достижение результатов, если их нет, то это появляется угроза психологическому состоянию. Руководитель выполняет много задач, но роста бизнеса или отдела не видит, со временем закал снижается и пропадает желание работать;
- Уход сотрудников из компании. Когда предприниматель не доверяет подопечным, забирает работу и выполняет ее своими силами, то авторитет падает. Как только сотрудники чувствуют себя ненужным, не видят доверия и уважения со стороны руководства, то в скором времени на столе появляется стопочка заявлений на увольнение.
Руководители взваливают весь объем работы на себя из-за недоверия к людям, опасения, что наемные работники не справятся, и страха остаться без работы. Некоторые понимают, что делегирование необходимо бизнесу, как воздух, но не знают, как это сделать.
Поэтому рассмотрим причины отсутствия делегирования и распишем, каждую из них.
Причины отсутствия делегирования:
1. Убеждение, что предприниматель универсальный сотрудник.
Это старая модель поведения в бизнесе. Сегодня каждый сотрудник должен заниматься своим делом. Руководителю при этом желательно понимать, как работают отделы и в чем заключаются их обязанности, чтобы в дальнейшем оптимизировать процессы и увеличить качество работы.
2. Опасения, что наемные рабочие не справятся с поставленными задачами.
Каждый предприниматель относится к бизнесу, как к ребенку, которого он произвел на свет, вырастил и поставил на ноги. Подобный страх обоснован, но если выбирать из двух зол меньшее - то стоит тщательнее заниматься подбором сотрудников или обучить их, вместо того, чтобы бы делать все в одиночку.
3. Страх «ничегонеделания».
Многие предприниматели считают, что «руководить» - означает сидеть сложа руки и раздавать приказы. Однако, это не так. Руководить - заниматься стратегическими вопросами, налаживать связи, искать пути развития. Руководитель направляет компанию в сторону роста, минимизирует затраты и оптимизирует работу внутри коллектива.
4. Сотрудники не хотят брать на себя ответственность.
Когда руководитель показывает себя слишком авторитарным, то подчиненные не имеют четких представлений о полномочиях. Делегирование как раз таки дает полное понимание для каждого участника компании.
5. Небольшой штат.
Малое количество сотрудников, на которых руководитель не готов положиться, свидетельствует о нехватке кадров для выполнения работы. Здесь мы выговорим о реорганизации и оптимизации бизнес-процессов, а также о найме дополнительных кадров.
6. Непонимание, как делегировать.
Понятное дело, что нельзя взять и загрузить подчиненных дополнительной работой. Во-первых, здесь мы оцениваем загруженность сотрудников и их желание расширить список обязанностей. Не стоит забывать, что при увеличении задач, необходимо финансово вознаграждать. Во-вторых, напоминаем, что стоит нанимать высококвалифицированных сотрудников, которые специализируются на решении некоторых вопросов.
Цели делегирования
Сегодня собственники бизнеса отказываются от затеи делать все самостоятельно и делегируют обязанности, что по сути является эффективным способом вывести бизнес на путь роста и развития.
Делегирование преследует несколько целей:
- Освобождение времени под выполнение только тех задач, которые невозможно делегировать;
- Мотивация сотрудников, которым делегируют полномочия;
- Повышение доверия в коллективе;
- Оценка работы сотрудников и тщательный подбор наемных сотрудников.
Как делегировать?
Начать нужно с разговора с уже существующими сотрудниками:
- Что вы ждете от работы в компании?
- Какие задачи вам интересно выполнять?
- В чем бы вы хотели себя попробовать?
- Готовы ли учиться, чтобы получить больше полномочий и заработную плату?
Руководители думают, что сотрудники не хотят брать дополнительную работу, поэтому развеем этот миф: большинство работников с удовольствием возьмутся за новую задачу, чтобы отвлечься от рутинных заданий.
Как только вы пообщаетесь с сотрудниками, то разделите их на два типа:
- Те, кто готов к большему;
- Те, кто просто получает деньги.
Что делать со вторым типом - решать вам. А мы расскажем, как мотивировать первых, готовых работать «на перспективу», и делегировать обязанности.
Начните с малого - доверьте сотрудникам небольшие задания, посмотрите на результаты, поговорите с каждым и обсудите вопрос делегирования полномочий с последующим увеличением заработной платы.
Если сотрудники не подходят под ваши задачи, то задумайтесь о найме нового человека - специалиста с подобным опытом работы, который заинтересован не только в финансовой составляющей, но и в самореализации. Кроме того, можно рассмотреть сотрудничество с аутсорсинговыми компаниями и самозанятыми специалистами.
Иногда проще взять человека без опыта и вырастить внутри компании. Риск, что после обучения, он может покинуть компанию - есть всегда. Но этот риск актуален для всех сотрудников.
Со стороны руководителя важно ставить правильные, а главное, достижимые результаты и создавать адекватные и комфортные условия работы.
На какие моменты также стоит обратить внимание?
1. Финансовая составляющая.
Подбейте бюджет, оцените прибыль и возможности по найму новых сотрудников или увеличению зарплатных выплат.
Оцените работу сотрудников в измеримом формате, например, какую прибыль принес менеджер по продажам - сколько сделок было заключено.
2. Зоны ответственности.
Важно определить перечень зон ответственности - необходимость, которую стоит сделать сразу, как для себя, так и для сотрудников.
Распишите для каждого сотрудника, какие задачи они должны выполнять, но и не забудьте про себя. Ответьте на следующие вопросы:
- Кто делегирует?
- Что делегирует?
- Кому делегирует
- Когда делегирует?
Вы делегируете задачи, полномочия, но и наделяете некой мерой ответственности сотрудника.
Т.е. сотрудник в ответе за исполнение или неисполнение обязанности должным образом перед непосредственным руководителем, а руководитель, в свою очередь, перед начальником.
Только после определение границ, ответственности и тонких нюансов, сотрудник может принимать решения, например, в распределении ранее обговоренного бюджета. Если руководитель считает, что сотрудник еще не способен это делать самостоятельно, то в работе должна присутствовать стадия согласования и обоснования - своего рода обучение, т.е. следующий пункт.
3. Обучение.
Во время адаптации любому сотруднику понадобится поддержка и помощь со стороны руководителя. Отнеситесь к этому с пониманием. Спрашивайте его:
- Все ли ясно?
- Какие возникают трудности?
- Какие могут быть варианты решения проблемы?
- Дайте совет, который поможет решить проблему.
Позже работа будет делаться самостоятельно, но не забываете про согласование и контроль за выполнением задач на финальных стадиях. Важно, чтобы руководитель не крутился вокруг сотрудника, контролируя каждый шаг, не требовал ежедневных отчетов и предоставил свободу действий.
Если же сотруднику недостает опыта, то предоставьте обучение, например, курсы для менеджеров по продажам помогают улучшить работу и замотивировать сотрудников на получение высоких результатов.
4. Оценка работы сотрудника.
- Обучаемость сотрудника: как быстро он схватывает информацию и вовлекается в проект;
- Скорость работы: сколько сотруднику понадобилось времени для выполнения задания;
- Самостоятельность: готов ли подчиненный к ответственности или нет;
- Креативность: какой подход у исполнителя к работе? Возможно, идеи юного сотрудника принесут плоды;
- Соответствие результатов поставленным целям: насколько результаты схожи с поставленными целями, а качество соответствует желаемому.
5. Негативный опыт.
Если у сотрудника, которому дали возможность проявить себя и делегировали обязанность, не получилось, то здесь только один негативный вариант ответа.
Владелец бизнеса или руководитель работают во благо компании и не должны терпеть неэффективную работу. Если нет - значит нет, найдете других сотрудников, готовых выполнить это работу на нужном уровне.
Но не забывайте, что делегировать обязанности необходимо:
- Постепенно нагружая его задачами, а не разом;
- В соответствии с желанием и возможностями человека.
6. Интуиция.
Да, сотрудник может не справиться на испытательном сроком, но немного позже может проявиться себя лучшим образом. Если есть такое ощущение, то можно дать второй шанс на свой страх и риск.
Неправильное делегирование
Есть предприниматели, которым сложно делегировать обязанности, а есть и те, кто закидывает сотрудников огромным списком полномочий, снимая при этом с себя всю ответственность. В обоих случаях, компания будет стремительно расти вниз.
Так чего же делать нельзя?
- Делегировать стратегические задачи, в которых решается направление развития компании;
- Игнорировать желания и возможности подчиненного;
- Не жалеть и загружать сотрудников огромным объемом работы;
- Перекладывать обязанность по найму и увольнению сотрудников. HR-менеджер подбирает варианты, но решение всегда стоит за руководителем;
- Не благодарить совсем или благодарить через другого человека.
Делегирование нужно всем
Каждому предпринимателю и руководителю пора принять факт - в одиночку не справится, необходимо делегировать обязанности.
Когда обязанности распределены, бизнес-процессы оптимизированы, можно спокойно заняться основными задачами бизнеса:
- Стратегическое развитие;
- Решение острых проблем;
- Исправление ошибок;
- Поиск новых точек роста и т.д.
Если вы испытываете потребность в делегировании маркетинга, то предоставьте возможность нашей компании решить эту проблему.
